本文作者:每日一學網站長

辦公小技巧:三道防線 保證WPS文檔安全

每日一學網站長 22小時前 09:43:10 121 搶沙發

辦公小技巧:三道防線 保證WPS文檔安全 辦公教程 第1張

對于內容涉密的文檔,保證文檔在訪問、存儲、傳輸時的安全非常重要。充分利用WPS 2019的賬號加密、密碼加密、文檔認證技術,可以保證WPS文檔的安全。

1. 用WPS賬號加密文檔

WPS文檔支持網絡存儲,而網絡存儲需要賬號的支持。WPS賬號加密即是在WPS賬號的基礎上對文檔進行的加密。使用WPS賬號加密的文檔,只有加密者本人或授權的用戶才可以打開,其他人將無權限打開。同時,加密文檔只允許加密者本人解除加密狀態。

要用WPS賬號加密文檔,打開文檔后選擇“安全”菜單,點擊“文檔加密”按鈕,在文檔安全窗口中選擇“WPS賬號加密”選項卡,顯示當前文檔為“未加密”狀態,點擊“使用WPS賬號加密”按鈕,即可將文檔按賬號加密(圖1)。

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加密之后的文檔在安全窗口中顯示“已加密”狀態,用賬號登錄該窗口之后,點擊“解密當前文檔”按鈕即可解密。

2. 用文件密碼加密文檔

賬號加密需要網絡的支持。沒有網絡怎么辦?不考慮網絡支持的加密方式有文件密碼加密。文件密碼加密的權限包括打開權限和編輯權限兩種。當我們擁有打開權限密碼時,才能打開加密文檔;而編輯權限密碼用來限制對文檔的編輯,如果沒有該密碼,則打開的文檔只能閱讀無法編輯。

要給文檔設定文件密碼,在文檔安全窗口中點擊“密碼加密”選項卡,然后輸入打開權限或編輯權限密碼,點擊“應用”即可(圖2)。

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小提示:點擊“高級”文字鏈接,可設定加密類型,不同的類型對應于不同的密鑰長度。

3. 文檔DNA認證

如果對文檔內容的真實性有嚴格要求,希望用戶獲得的文檔不被篡改,使用文檔認證就非常必要。文檔認證是通過WPS的文檔認證程序,生成“文檔DNA”代碼的過程。文檔DNA是根據文章部分內容,通過特有算法得出的全網唯一不重復的ID。

要對WPS文檔進行認證,打開文檔后點擊“安全→安全認證”,或在文檔安全窗口中選擇“安全認證”,然后在認證窗格內點擊“開始認證”(圖3)。

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認證成功之后,顯示認證日期和文檔DNA代碼。點擊“復制DNA代碼”,然后將該代碼與文檔一同發送給目標用戶即可(圖4)。

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作者:每日一學網站長本文地址:http://www.worldwisoc.com/post/3207.html發布于 22小時前 09:43:10
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